Was ein ERP im Alltag wirklich verändert

„ERP” klingt nach etwas für Großkonzerne. In der Praxis ist es nur eine Datenbank, die alle im Unternehmen nutzen, statt dass jede Abteilung ihre eigene führt.

So sieht das an vier konkreten Aufgaben aus.

Wareneingang

Vorher: Der Lagerleiter tippt den Lieferschein in seine Tabelle. Die Buchhaltung erfasst die Eingangsrechnung separat. Die Kalkulation entsteht von Hand, dann wird der Verkaufspreis in die Kasse übertragen.

Nachher: Die Eingangsrechnung wird einmal erfasst. Die Kalkulation rechnet sich selbst, der neue Preis erreicht die Kasse im selben Moment, und der Bestand steigt ohne eine einzige zusätzliche Erfassung.

Rechnung schreiben

Vorher: Der Vertrieb öffnet eine Word-Vorlage, überträgt Artikel aus der Preisliste, rechnet Rabatt und Steuer von Hand und schickt die Rechnung zur Buchung weiter.

Nachher: Die Rechnung entsteht im System. Preis und Rabatt kommen aus den Konditionen dieses Kunden, die Steuer rechnet sich selbst, die Buchung läuft automatisch, und das Lager wird gleichzeitig abgebucht.

Monatsabschluss

Vorher: Kontoauszüge, Filialeinnahmen und Eingangsrechnungen werden von Hand zusammengeführt. Ein Beleg fehlt immer.

Nachher: Der Umsatz wurde laufend gebucht, so wie er entstanden ist. Der Periodenabschluss ist eine Kontrolle, keine Rekonstruktion.

Die Frage der Geschäftsführung

Vorher: „Wie viel haben wir von diesem Artikel letzte Woche in Banja Luka verkauft?” — und dann wartet man, bis jemand eine Tabelle baut.

Nachher: Dieselbe Frage ist eine Auswertung mit drei Filtern, und die Antwort kommt, während das Gespräch noch läuft.

Was ein ERP nicht ändert

Fairerweise: Ein System korrigiert keine schlecht verhandelten Preise, treibt keine Forderungen für Sie ein und ersetzt niemanden, der das Geschäft versteht. Was es ändert, ist die Zeit, die für Abtippen und Datensuche draufgeht — üblicherweise fünf bis fünfzehn Stunden im Monat je Verwaltungskraft.

Für eine grobe Schätzung für Ihr Unternehmen gibt es auf der Website einen Rechner mit Reglern. Das ist eine Orientierung, kein Angebot.