Pet grešaka pri uvođenju poslovnog softvera

Radili smo dovoljno uvođenja da primijetimo obrazac. Kad projekat zapne, uzrok skoro nikad nije tehnički.

1. Uvodi se sve odjednom

Firma odluči da od prvog u mjesecu prelazi na finansije, magacin, proizvodnju i plate istovremeno. Svi uče sve u isto vrijeme, greške se preklapaju i niko ne zna koji modul je uzrok.

Bolje: prvo ono što donosi najviše koristi — obično robno i prodaja. Ostalo se dodaje kad prvi dio radi bez razmišljanja.

2. Stari podaci se prenose bez čišćenja

Šifarnik sa 4.000 artikala od kojih se 1.200 više ne prodaje, tri verzije istog kupca i partneri bez PDV broja. Prenesete li to kako jeste, dobili ste isti nered u novom programu.

Bolje: prije migracije prođite šifarnik. Nije zabavno, ali se radi jednom.

3. Obučava se „firma”, a ne uloge

Svi sjednu u salu i slušaju dvosatnu prezentaciju cijelog sistema. Komercijalisti slušaju o amortizaciji, knjigovođa o POS smjenama, i niko ne zapamti svoj dio.

Bolje: kratke obuke po ulogama. Magacin uči prijem i izdatnicu, komercijala ponudu i fakturu, uprava izvještaje.

4. Nema osobe koja odlučuje

Kad se pojavi pitanje „hoćemo li rabat voditi po kupcu ili po grupi”, projekat stane dok se svi ne dogovore. Bez jedne osobe s ovlaštenjem, svaka takva odluka traje sedmicu.

Bolje: odredite jednog čovjeka iz firme koji donosi odluke o procesima i ima vremena za projekat.

5. Paralelni rad traje predugo

„Radićemo mjesec-dva u oba sistema, za svaki slučaj.” Rezultat je dvostruki posao, ljudi se vraćaju starom programu i novi nikad ne postane stvaran.

Bolje: kratko preklapanje, jasan datum prelaska, i pojačana podrška prvih sedmicu dana.

Ono što stvarno pomaže

Realan rok, jedna odgovorna osoba, očišćeni podaci i obuka po ulogama. Sve četiri stvari su na strani firme — i upravo zato ih vrijedi dogovoriti prije nego što se potpiše ugovor, a ne poslije.