Šest znakova da ste prerasli Excel

Excel je najbolji poslovni program ikad napravljen — dok firma ima jednog čovjeka koji sve drži u glavi. Problem nastaje kasnije, i to postepeno, pa ga je lako previdjeti.

Evo šest znakova koje najčešće čujemo od firmi prije nego što pređu na sistem.

1. Ista brojka postoji na tri mjesta i nigdje nije ista

Stanje zaliha piše u tabeli magacionera, u kasi i u knjigovodstvu. Sve tri vrijednosti su „skoro” tačne. Kad treba naručiti robu, neko zove nekoga da provjeri koja je verzija najsvježija.

2. Kraj mjeseca traje sedmicu

Ako se prvih pet radnih dana svakog mjeseca troši na usklađivanje prometa, kartica i ulaznih računa, to nije knjigovodstvo — to je ručno spajanje sistema koji ne razgovaraju.

3. Jedan čovjek je uska grla

Postoji tabela koju samo jedna osoba zna otvoriti i ispraviti. Kad je ta osoba na godišnjem, firma radi sporije. To nije problem te osobe, nego strukture.

4. Ne znate maržu dok ne prođe mjesec

Ako na pitanje „koliko smo zaradili na ovom kupcu ove sedmice” odgovor stiže za tri dana, odluke se donose na osjećaj. Cijene, rabati i akcije se tada određuju po sjećanju, a ne po podacima.

5. Popust zavisi od toga ko izda fakturu

Kad rabatna politika živi u glavama komercijalista, isti kupac dobija različite uslove zavisno od toga ko ga uslužuje. To se skoro uvijek otkrije prekasno — kod reklamacije ili kod naplate.

6. Rast znači više ljudi na istom poslu

Dvostruko više faktura traži dvostruko više unosa. Ako se broj radnika u administraciji povećava proporcionalno prometu, sistem ne skalira — samo se gura.

Šta se mijenja

Ništa od navedenog se ne rješava boljom tabelom. Rješava se jednim mjestom gdje podatak nastaje jednom, a svi ostali ga koriste: kad se izda faktura, magacin se razduži, promet se proknjiži i izvještaj je tačan bez dodatnog koraka.

Ako prepoznajete tri ili više ovih znakova, vrijedi bar pogledati kako to izgleda u praksi. Demo traje pola sata i radimo ga na vašim primjerima — vaš cjenovnik, vaša faktura, vaš izvještaj.